新型コロナウイルスの流行や働き方改革の推進の影響により、企業のペーパーレス化が急速に進んできています。

しかし、実際にペーパーレスを導入している企業でないと、ペーパーレス化の実態をよく知らないのではないでしょうか。

そこで本記事では、ビジネス業界で度々話題になる「ペーパーレス化」とは一体何なのか、そのメリットやデメリットについてご紹介します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙のデータをデジタル化することで、書類をなくす取り組みのことを指します。

ビジネスの世界におけるペーパーレス化とは、契約書や帳票などの紙で交わすやりとりを、クラウドサービスや書類のデータを電子化したものを用いて行うようにすることを指します。

紙の書類がなくなると、データを探しやすくなったり、リモートワークに対応できたりと、メリットがたくさんあります。

ペーパーレス化は働き方改革に必要不可欠

新型コロナウイルスの流行をきっかけに、これまでも推進されていた働き方改革がより一層注目されるようになりました。

外出自粛のためにテレワークが普及し、今ではテレワークが主流になっている企業も珍しくありません。

2020年6月に行われた内閣府の調査によると、テレワーク利用者のうち約4割が、テレワーク普及のためには「ペーパーレス化が必要」と答えているそうです。

今後もテレワークがさらに普及すると同時に、ペーパーレス化もますます推進されるでしょう。

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ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、今回はそのうち3つのメリットを紹介します。

メリット①：生産性の向上

ペーパーレス化が進みデータがデジタルで保管されるようになると、データの管理が容易になり、生産性の向上につながります。

従来のように紙媒体でデータを保管していると、どのデータがどこにあるのか分からなくなってしまうことが往々にしてあります。

データがデジタルで保管されていれば、検索をかければすぐに欲しい情報にアクセスでき、情報を探す手間と時間が省けるので生産性の向上につながります。

メリット②：オフィス外から書類にアクセスできる

ペーパーレス化によりデータの保存方法が紙からデジタルに変わると、オフィス外にいてもどこからでもデータにアクセスできるようになります。

従来であれば、仕事をするためにはいつでも全ての書類を閲覧できるように、オフィスに居る必要がありました。

しかし、ペーパーレス化が進めば、どこからでも全てのデータにアクセスできるようになるので、物理的にオフィスに居なくても仕事ができるようになります。

多くの企業でオフィス外から書類にアクセスできるようになれば、テレワークやリモートワークの普及もより進むでしょう。

メリット③：ランニングコストの削減

ペーパーレスを導入することで、紙の書類の管理にかかるランニングコストを削減することができます。

紙の書類を保管するためには、印刷代や紙代をはじめ、ファイリングして保管するための人件費、保管場所代など、様々なコストがかかってしまいます。

紙の書類がなくなれば、その分、管理のためのランニングコストが下がり、経費の削減につながります。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、一方でデメリットもあります。

ここから、ペーパーレス化のデメリットを3つ、ご紹介します。

デメリット①：導入コストが必要

ペーパーレスの導入は、長期的に考えれば書類の管理コストを削減できます。
しかし、ペーパーレスを導入するには初期コストや運用コストが必要です。

例えば、モバイル端末やクラウドサービスの導入などが必要になってきます。

一度に全てをペーパーレス化しようとすると、膨大なコストがかかることもあります。
費用対効果を考え、コストに対して成果が見合わないようであれば、部分的な導入から始めることも検討してみましょう。

デメリット②：ITリテラシー（通信・ネットワーク・セキュリティなどITにひも付く要素を理解する能力、操作する能力）への教育が必要

ペーパーレス化を進めるためには、会社全体のITリテラシーを高める必要があります。

クラウドサービスやデジタル化された書類などのITツールを利用するためには、ある程度のITリテラシーが必要だからです。

就業年数の長い従業員であったとしてもITにはあまり詳しくない可能性もあるので、従業員全員がITツールを使えるように社内研修やマニュアルの完備などを行ったほうが良いでしょう。

デメリット③：システム障害のリスク

優秀なITツールや機器でも、システム障害が発生する可能性は考えておかなければなりません。

システム障害が発生すると、復旧するまではデータにアクセスできなくなることもあります。いつ何があっても慌てず済むよう、バックアップをとっておくなどの対策をしておきましょう。

ペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、実際に導入するとなると進め方がよく分からない場合があります。

そこでここからは、ペーパーレス化の進め方について解説していきます。

進め方①：ペーパーレス化導入の目的を明確にする

まずはペーパーレス化を何のために導入するのか、目的を明確にしておきましょう。

目的が曖昧なままペーパーレス化を進めても、従業員の理解を得られない可能性があります。
従業員の理解を得られないと、十分な効果を出せなくなることもあるでしょう。

ペーパーレス化はコスト削減や業務効率化のために行うことを従業員と共有しておき、会社全体でペーパーレス化に対する共通理解をもって進めていくことが大切です。

進め方②：ペーパーレス化する紙媒体を特定する

ペーパーレス化の目的を明確にして、導入すると決まったら、ペーパーレス化する紙媒体を特定しましょう。

まず現在ある業務の中から、紙媒体で行っている業務を洗い出しましょう。

そして洗い出した資料がペーパーレス化が可能かどうか、判断します。

「その資料は誰のための、何のための資料なのか」を一つずつ確認していき、ペーパーレス化ができる資料を選定しましょう。

進め方③：ペーパーレス化したデータの運用規則を策定する

ペーパーレス化したデータの記録容量には限界があります。
そのため、文書の保存期間は決めておいたほうが良いでしょう。

その他にも、大事なデータを守るため、何をどのフォルダに保存するかやアクセス権限などの運用規則を決めておきましょう。

進め方④：ペーパーレス化に関わる従業員へ周知する

ペーパーレス化の目的や導入が決まったら、ペーパーレス化に関わる従業員に周知しましょう。

世の中全体の流れとしてはペーパーレス化が進んでいますが、まだまだペーパーレス化を知らない人も多くいます。

ペーパーレス化を導入し従業員が混乱することを避けるため、ペーパーレス化については予め周知しておきましょう。

進め方⑤：ペーパーレス化を実行する

ペーパーレス化の目的を社内で共有し、どの資料をペーパーレス化するかを決めて運用ルールを策定した後、従業員への周知を行ったら、いよいよペーパーレス化を実行します。

ペーパーレス化を実行した後は、効果の測定も忘れずに行ってください。

業績の変化や従業員へのヒアリングなどを参考に、ペーパーレス化によって得た効果と今後の改善点を把握し、ペーパーレス化をより良いものにしていきましょう。

まとめ

本記事では、ペーパーレス化の概要やメリット・デメリットについて解説しました。

ペーパーレス化によって、今まで紙媒体で行っていた業務がデジタルで行えるようになります。

ペーパーレス化が進めば、業務の生産性が上がったり資料の保管コスト削減につながったりと、メリットが多くあります。
一方で、導入・運用コストやITリテラシー教育が必要になるなどのデメリットもあります。

メリットとデメリットを照らし合わせたうえで、上手にペーパーレス化を導入してみてください。

スムーズなペーパーレス化の導入やおすすめのツールの紹介は、ぜひお気軽にフェニックスマネジメントまでご相談ください。